Зачем описывать бизнес-процессы?
Сегодня мы хотим познакомить вас с бизнес-процессами, и рассказать почему так важно описывать бизнес-процессы в организации. Ведь грамотное описание и систематизация рабочих процессов являются ключевыми элементами успешной работы компании.
По своей сути бизнес-процесс - это инструкция: кто, что, когда, где и как должен сделать. Если инструкции нет, задачу могут понять не так или забыть о ней.
Например:
- на почту приходит заявка от клиента, и менеджер идёт по скрипту: звонит, согласовывает условия оплаты, доставку, другие детали;
- перед тем как отправить договор клиенту, текст согласовывают у юриста.
Описание бизнес-процессов позволяет не только лучше понять, как работает компания в целом, но и выявить слабые места, определить возможности для оптимизации и повышения производительности.
Потому что это:
1. Эффективная работа. Компания, в которой описаны бизнес-процессы, становится наглядной. Видно, дублирующиеся или лишние действия, которые отнимают время и не приносят пользы.
2. Качественный контроль. Смоделированные бизнес-процессы позволяют руководителю управлять организацией, не вникая в детали «операционки».
3. Эффективные коммуникации. Когда понятно, кто за что отвечает и кто что делает, коммуникации между сотрудниками и отделами упрощаются.
4. Качественный продукт. Описанные бизнес-процессы позволяют заметить ошибки и устранить их еще до того, как они повлияют на качество работы или продукта.
5. Развитие бизнеса. Когда мы описываем бизнес-процессы, сохраняем успешный опыт компании. А значит, легко можем перенести его на любую компанию. В результате открыть новую точку можно будет гораздо быстрее и проще.
Оптимизация бизнес-процессов - любое их изменение, которое даёт положительный результат. Например, упрощение или ускорение работ, повышение производительности сотрудников, снижение затрат. Если в алгоритме было 11 действий, а стало 8, сотрудник тратит на них меньше времени. Значит, процесс оптимизирован.
Моделирование и описание бизнес-процессов - это тоже оптимизация. Если раньше не было понятных алгоритмов и инструкций, а теперь они есть, - процесс улучшен.
В идеале оптимизацию бизнес-процессов проводят по результатам их анализа.
Но в большинстве случаев все проблемы лежат на поверхности – о них известно и без анализа. Если сотрудники спотыкаются на каждой операции, а в процессах бардак - нужна оптимизация.
- штат растёт, а результаты падают;
- время на выполнение привычных операций заметно выросло;
- рутинные операции отнимают у сотрудников треть рабочего времени или больше;
- нет контроля - непонятно, как отслеживать выполнение и результат процесса.
Оптимизация - один из этапов работы с бизнес-процессами. Когда схемы ещё не составлены, а анализ не проведён, то и оптимизировать нечего. Поэтому мы бы рекомендовали начинать с моделирования - описания процессов «как есть» и анализа узких мест. Когда видны все проблемы - можно переходить к оптимизации.
Существует 2 модели описания бизнес-процессов:
📍Модель «как есть» (в переводе с английского – as is). Демонстрирует текущие бизнес-процессы, которые нужно изучить и описать.
📍Модель «как должно быть» (переводится как to be). Создается исходя из анализа предыдущей модели, если нынешние бизнес-процессы оказываются неэффективными, несовершенными.
Модель «как есть» строится следующим образом:
1. Собираем команду специалистов, которые задействованы в конкретном бизнес-процессе, в т. ч. аппарат управления.
2. Собираем все необходимое для входа (информацию о ресурсах, мощностях, требованиях к качеству, времени обработки и исполнения заказов), обозначаем конечный результат.
3. Формулируем этапы на основании собранных данных в ходе интервью с работниками.
Персоналу можно задать такие вопросы:
• Какие действия включены в процесс?
• Как выполняется действие и где это происходит?
• Кто ответственный за конкретную операцию?
• Какой результат?
• Как понять, что рабочий цикл закончен?
• Какие документы сопровождают завершение цикла?
• Куда эти документы потом передаются?
❌делать бизнес-процессы слишком сложными и запутанными;
❌предусматривать лишние и неэффективные шаги;
❌создавать проблемы на стыке людей и процессов;
❌осуществлять недостаточный или, наоборот, избыточный контроль - он отрицательно влияет на эффективность процессов;
❌оставлять бизнес-процессы только на бумаге.
✅Описания бизнес-процессов заключается в создании единого языка, которым будут пользоваться все сотрудники компании. Благодаря этому, коммуникация между различными уровнями и отделами становится более понятной и эффективной.
✅Описание бизнес-процессов также помогает выявить слабые места в организации и найти пути их улучшения. Анализ процессов позволяет идентифицировать узкие места, дублирование работ, лишние шаги и задержки. Это позволяет оптимизировать рабочий процесс, увеличивая его эффективность и снижая затраты.
✅Дополнительным преимуществом описания бизнес-процессов является возможность автоматизации. Для автоматизации процесса необходимо иметь ясное представление о том, как он происходит. Описанные процессы можно передать в систему управления, что позволит автоматически контролировать и оптимизировать выполнение работ.
✅Описанные бизнес-процессы также играют важную роль при обучении новых сотрудников. Благодаря им, новый сотрудник сможет быстрее освоить свои обязанности и интегрироваться в команду.
В данной статье мы подробно поговорили о бизнес-процессе, как о важной составляющей работы любой компании. Из нее вы поняли, что организация бизнес-процессов - важный шаг к становлению успешного бизнеса. Именно с помощью грамотной работы с бизнес-процессами и инструментами их реализации компания достигает успешности и процветания.
Это происходит, когда внутренняя структура отражена, а связь компании и клиента работает как часы. Надеемся, вам было полезно узнать больше о бизнес-процессах, и вы примените инструменты, перечисленные в данном материале, на практике!
Интересная рубрика. Очень информативная и полезная статья. А главное – актуальная.
С большим удовольствием будем рады знакомиться с другими выпусками и применять новый материал в наших направлениях.
Всегда готовы расти и развиваться вместе с командой ГОЛОС! 💙