Что такое Bottleneck или узкое место в бизнесе?

В 2021 году грузовой контейнер Ever Given задержал товарооборот на сумму почти 60 миллиардов долларов, когда он застрял в Суэцком канале.

Иногда достаточно всего одной проблемы в процессе, чтобы все остановилось. Узкие места в вашем бизнесе могут быть не такими очевидными, как гигантский корабль, но вы можете предпринять шаги для устранения задержек, прежде чем они выйдут из-под контроля.

Узкие места в производственных процессах — это точки или этапы, где производительность системы ограничивается и замедляется. Они являются ограничениями, которые препятствуют достижению оптимальной эффективности всей операционной цепочки. Узкие места могут возникать в различных частях производственного процесса — от снабжения сырьем до отправки готовой продукции клиентам.

Узкие места согласно теории ограничений Голдратта

Понятие «узкое место» происходит из теории ограничений, предложенной Элияху Голдраттом. Согласно этой теории, каждая сложная система имеет по крайней мере одно ограничение, которое сдерживает её производительность. Для достижения максимальной эффективности необходимо выявлять и устранять эти ограничения.

Часто в информационных источниках узкое место также называют «бутылочное горлышко», или Bottleneck. Этот термин относится к типичной форме бутылки и тому факту, что горлышко бутылки является самым узким местом, которое является наиболее вероятным местом возникновения скопления жидкости, замедляющего поток жидкости из бутылки.

Это как сужение дороги: машин остается столько же, а места для движения становится меньше, и возникает затор. В бизнесе бутылочное горлышко становится тем узким местом, из-за которого падает производительность всего участка. Нередко это бывает так:

• Отдел маркетинга генерирует лиды, а отдел продаж, который состоит из двух человек, обрабатывает их очень медленно. В итоге до некоторых заявок компания добирается через месяц, когда потенциальному клиенту это уже не нужно. В этом случае узким местом будет отдел продаж.
• Компания получает заявки на товар, а производство не успевает сделать нужное количество изделий. Здесь узкое место — оснащенность производства.

Бутылочное горлышко редко бывает в одном месте: чтобы раз увидел, исправил и забыл. Обычно они перемещаются и возникают то там, то тут: сегодня в отделе продаж не хватает людей, завтра нужно расширять склад, потому что требуется больше места для товара. И это нормально. Другой вопрос — чтобы бизнесу развиваться, эти горлышки нужно уметь находить.

Экономист Элияху Голдратт создал небезызвестную теорию ограничений. Если описывать ее упрощенно, суть такая: ограничение системы определяет ее работу в целом.

Вернемся к нашей автодороге и участку, на котором дорога сужается. Какими бы широкими ни были остальные участки и как бы быстро по ним ни ехали автомобили, в итоге машины встанут в затор и будут двигаться очень медленно на участке сужения.

Вывод такой: если в компании есть подобное узкое место, как бы предприниматель ни улучшал бизнес, именно это ограничение будет определять результат в целом. А производство сможет делать столько продукции, сколько позволяет узкое место.

Какими бывают «узкие места»?

Условно можно выделить 2 группы узких мест – по причине возникновения и по системному проявлению

По причине возникновения узкие места могут быть:

Производственные — возникают из-за недостаточной мощности оборудования, нехватки сырья или недостатка пространства. Например, если на производственной линии одна машина работает медленнее остальных, она ограничивает общий поток продукции.

Логистические — связаны с неэффективностью в управлении запасами, транспортировке или распределении продукции. Например, задержка в поставке компонентов может стать узким местом, задерживая весь процесс.

Информационные — возникают из-за недостатка информации или её искажения. Это может привести к задержкам в принятии решений и координации действий.

Человеческие — связаны с нехваткой квалифицированного персонала или недостаточной мотивацией работников. Например, если на определённых участках производства требуется ручная работа, нехватка обученных сотрудников может стать узким местом.

По влиянию на систему

Краткосрочные (временные). Они обычно вызваны временными факторами и непредвиденными событиями, возникают нерегулярно на короткий период времени и достаточно быстро обнаруживаются. Их влияние может быть разным и приводить к различным изменениям в процессе производства продукции. Например, такие слабые звенья возникают при поломке оборудования, невыходе рабочего или разовой задержке поставок сырья и материалов.

Долгосрочные (Системные). Долгосрочные ограничения встроены в процесс, возникают регулярно или присутствуют на постоянной основе, оказывают более существенное влияние. Чаще всего их значительно сложнее обнаружить и расширить. Наиболее типичный пример — это оборудование с низкой пропускной способностью, которое постоянно работает с максимальной нагрузкой, и является ограничением системы. Кроме этого, долгосрочным ограничением может быть технология выполнения операции и наличие огромного количество потерь внутри нее, регулярная нехватка сырья и материалов, неисправное оборудование, на котором постоянно возникают поломки и т.д. Вот еще несколько примеров долгосрочных и краткосрочных узких мест:

Почему так важно выявлять узкие места?

Скорость является ключевым фактором в устранении узких мест, потому что чем дольше они остаются без внимания, тем более плачевными будут последствия узких места для эффективности компании. А учитывая взаимосвязанный характер бизнес-процессов, составляющих деятельность современной организации, узкое место не устранённое своевременно, может привести к новым задержкам или разрывам в связанных процессах.

Знание признаков, указывающих на наличие узких мест в ваших бизнес-процессах, имеет важное значение для их предотвращения или, в случае их отсутствия, для их быстрого устранения. Но почему?

Появление узких мест может иметь значительные негативные последствия для бизнеса:

• Снижение производительности — узкие места ограничивают скорость и объем производства, что ведет к недовыполнению планов и снижению эффективности.
• Увеличение издержек — затраты на устранение последствий узких мест могут быть значительными. Это могут быть потери от простоя оборудования, дополнительные затраты на срочные поставки и т.д.
• Снижение качества — в попытке компенсировать потери производительности, компании могут начать пренебрегать качеством продукции, что в долгосрочной перспективе может привести к потере клиентов.
• Ухудшение репутации — постоянные задержки и снижение качества могут негативно сказаться на репутации компании и привести к потере доверия со стороны клиентов и партнеров.
• Снижается конкурентоспособность. Если компания теряет доверие в своем секторе, ее способность выделяться на фоне конкурентов значительно снижается, что замедляет ее рост.
• Уменьшается поток клиентов. Как следствие ранее описанных факторов, существующие клиенты могут принять решение о расторжении своих контрактов с компанией, в то время как поток новых клиентов будет снижен.

Причины возникновения узких мест

Распространенные причины возникновения узких мест в технологических процессах

Узкие места проявляются, когда компонент или человек в процессе работают за пределами своих возможностей и не могут справиться с дополнительным нагрузкой. Это препятствует бесперебойному и эффективному выполнению бизнес-процессов. К распространенным причинам возникновения узких мест можно отнести:

Устаревшее программное обеспечение

Даже с самой квалифицированной и продуктивной командой устаревшее программное обеспечение, которое работает медленно, глючит, подвержено сбоям или плохо работает с другим программным обеспечением или инструментами, повлияет на производительность и помешает эффективному процессу работать должным образом.

Ручная обработка данных

Ручной сбор, ввод и обновление данных в системах и базах данных может быть скорее вредным, чем полезным, поскольку это приводит к таким проблемам, как ошибки или дублирование данных. Это не только приводит к ошибкам, но и создает потенциальные риски, такие как мошенничество, переплата или недоплата, а также ошибки в информации о клиентах.

Устаревшие рабочие процессы

Если рабочие процедуры, из которых состоит бизнес-процесс, не работают или работают плохо, то бизнес-процесс в целом по умолчанию также теряет в производительности. Это может оказать большое влияние на общее производство, совместную работу (как внутри команды, так и между командами) и эффективность.

Слишком много времени тратится на повторяющиеся задачи

Если кто-то тратит пять часов в неделю на одну и ту же задачу, например, на составление и обмен электронным письмом, которое можно стандартизировать и автоматизировать, то это 20 часов каждый месяц, делая одно и то же снова и снова.

Перегруженные команды или отдельные сотрудники

Когда бизнес-процесс включает в себя утверждения или проверку от людей, у которых нет для этого пропускной способности, вероятность возникновения узких мест высока.

Как найти узкое место в бизнес-процессе

Процесс эффективен настолько, насколько эффективно его наиболее уязвимое место. Лучший способ устранить узкие места в процессах — научиться выявлять их до того, как рабочие процессы станут перегруженными.

Выявление узких мест в процессе требует времени и внимания, но умение делать это может предотвратить перерастание мелких неприятностей в более серьезные проблемы. Вот два совета по выявлению узкого места:

1. Составьте карту процессов

Картирование процессов позволяет получить более широкую перспективу при анализе общего потока и производительности процесса. Наблюдайте за каждым этапом процесса, его ресурсами, взаимодействиями, временем выполнения рабочего процесса и списком невыполненных задач. Таким образом, вы можете определить, что ограничивает производственные мощности и производительность, что выявит существующие узкие места.

Есть несколько инструментов, которые вы можете использовать для отображения своих процессов: ручка и бумага, блок-схема с использованием стандартных символов или такой инструмент, как программное обеспечение для управления бизнес-процессами. Тщательный анализ ваших процессов может быть именно тем, что вам нужно, чтобы найти те непредвиденные возможности для улучшения и устранения узких мест.

2. Посмотрите на данные

Истина всегда кроется в цифрах. Начните с анализа данных, связанных с вашим процессом, чтобы оценить, что вызывает узкие места, и спросите: обычно ли задачи останавливаются на определенном этапе? Существует ли тенденция, связанная с задержками, которые связаны с конкретным человеком или владельцем? Тренды, темы и закономерности — это то, на что следует обращать внимание при анализе технологических данных.

3. Обратитесь к людям, участвующим в этом

Хотя данные обычно раскрывают истины процесса, это не единственная истина, которую необходимо учитывать. Общение с людьми, участвующими в процессе, дает дополнительный уровень понимания, который данные могут не дать, например:

• Люди перегружены объемом работы?
• Бывают ли сбои в коммуникации?
• Команды недостаточно укомплектованы?

4. Проведите анализ рабочего процесса

После того, как вы собрали данные и поговорили с участниками исследуемого процесса, пришло время более внимательно изучить детали. Анализ рабочего процесса — это возможность просмотреть порядок задач и действий, которые приводят к определенному результату рабочего процесса. При просмотре ищите избыточность, существующие узкие места и другие проблемы, которые могут привести к возникновению узких мест в будущем.

Чтобы узнать больше о том, как выявить узкие места, ознакомьтесь с этой статьей, чтобы узнать, как справиться с задачей всего за пять шагов и как сделать ее частью вашего плана непрерывного улучшения процессов.

Как устранить узкие места в бизнес-процессах

1. Поиск креативных решений проблем

Когда вы выделите узкие места в своем процессе, вы можете взглянуть на них объективно и начать исследовать пути решения этих проблем. Это еще один шаг, на котором здорово привлечь всех вовлеченных членов команды. Работа в команде с разными взглядами и идеями может быть тем, что вам нужно, чтобы найти творческие и эффективные решения.

Помимо предоставления широкого спектра идей, стимулирование взаимодействия также позволит команде оставаться интегрированной и приверженной изменениям, которые могут оказаться необходимыми.

2. Всегда имейте альтернативы решениям

Не пренебрегайте ни одной представленной альтернативой при поиске решений своих проблем;

Рассмотрите все варианты. Сохраняйте свои планы B, C и D на случай, если план A не сработает так хорошо, как планировалось.

Очень важно регулярно контролировать свои процессы, чтобы они были актуальными и эффективными. Даже старые и устоявшиеся процессы могут терять свою эффективность и время от времени нуждаться в обновлении. Вы не можете высечь процессы в камне; Они должны быть достаточно гибкими, чтобы адаптироваться к внутренним и внешним изменениям.

3. Постоянный поиск и внедрение улучшений узких мест

Команда должна быть в курсе всех этапов внедрения улучшений процессов, от картирования процессов до выявления узких мест, поиска решений до разработки и реализации плана действий.

Поддерживайте динамику процесса совершенствования и постоянно переоценивайте результаты. Скорее всего, первая идея для решения не будет идеальным ответом на проблему. Тем не менее, очень важно реализовать свой план на практике, чтобы получить реальную обратную связь и продолжить оптимизацию рабочего процесса. Непрерывное совершенствование путем планирования, действий, проверок и оценки предоставит вам информацию и данные для внесения любых корректировок.

Заключение

В заключение, устранение узких мест в производственных процессах — это сложная, но необходимая задача для любой компании, стремящейся к эффективной работе и конкурентоспособности на рынке. Важно помнить, что этот процесс требует постоянного внимания и улучшений. Внедрение культуры постоянного развития и адаптации поможет вашей компании не только выявлять и устранять узкие места, но и предотвращать их появление в будущем.

Управление узкими местами — это непрерывный процесс, который требует регулярного анализа и адаптации. Важно понимать, что по мере устранения одних узких мест могут появляться новые, поэтому компании должны быть готовы к постоянным изменениям и улучшениям.